Das Szenario
Die folgende Darstellung ist eine Modellrechnung basierend auf unseren Erfahrungen und typischen Kennzahlen aus der Treuhandbranche. Sie dient als realistische Orientierung – keine echte Fallstudie.
Unternehmen: Treuhandfirma in der Region Zug Grösse: 12 Mitarbeiter Spezialisierung: Buchhaltung, Steuererklärungen, Lohnbuchhaltung für KMU-Kunden Buchhaltungssoftware: Bexio
Die Ausgangslage
3 Sachbearbeiterinnen verbringen rund 80% ihrer Arbeitszeit mit Belegverarbeitung:
- Täglicher Eingang: 50–80 Belege (Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge) per E-Mail, Post und als Handy-Fotos von Kunden
- Ablauf: Beleg öffnen → Lieferant identifizieren → Betrag prüfen → Buchungskategorie bestimmen → in Bexio erfassen → bei Unklarheiten Rückfrage an Kunden
- Zeitaufwand: ca. 5–8 Minuten pro Beleg
- Fehlerquote: ca. 3–5% (falsche Zuordnung, Tippfehler, vergessene Einträge)
Das Kernproblem: Die Sachbearbeiterinnen sind mit Routinearbeit ausgelastet und kommen kaum zu anspruchsvolleren Aufgaben wie Mandatsbetreuung oder Steuerberatung.
Was das KI-System übernimmt
Schritt 1: Belege automatisch einlesen
Alle eingehenden Belege – ob per E-Mail, Scan oder Foto – werden vom KI-System automatisch erfasst. Es erkennt, dass es sich um einen Beleg handelt, und startet die Verarbeitung.
Schritt 2: Daten extrahieren
Das System erkennt:
- Lieferant (Name, Adresse, UID-Nummer)
- Betrag (Brutto, Netto, MWST)
- Datum (Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum)
- Buchungskategorie (basierend auf Lieferant und historischen Buchungen)
Schritt 3: Buchung vorbereiten
Der KI-Agent ordnet den Beleg dem richtigen Mandanten und der richtigen Buchungskategorie zu und bereitet den Eintrag in Bexio vor. Bei mehreren möglichen Zuordnungen schlägt das System die wahrscheinlichste vor.
Schritt 4: Qualitätskontrolle
- Eindeutige Fälle (ca. 85%): Werden direkt zur Freigabe vorgelegt – ein Klick genügt.
- Unsichere Fälle (ca. 15%): Werden mit Kontext und Vorschlag an die zuständige Sachbearbeiterin weitergeleitet.
Schritt 5: In Bexio verbuchen
Nach Freigabe wird der Eintrag automatisch in Bexio erstellt. Keine manuelle Eingabe, kein Abtippen.
Die Zahlen
Zeitersparnis
| Kennzahl | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
| Zeit pro Beleg | 5–8 Minuten | unter 1 Minute (Freigabe-Klick) |
| Zeitaufwand pro Woche | 35–40 Stunden | 12–15 Stunden |
| Eingesparte Zeit | – | 20–25 Stunden/Woche |
Fehlerreduktion
| Kennzahl | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
| Fehlerquote | 3–5% | unter 0.5% |
| Korrekturaufwand | 3–4 Stunden/Woche | unter 30 Minuten/Woche |
Kapazitätsgewinn
Die eingesparten 20+ Stunden pro Woche ermöglichen:
- Mehr Zeit für Mandatsbetreuung und Beratung
- Kapazität für 15–20% mehr Mandate ohne zusätzliches Personal
- Höhere Mitarbeiterzufriedenheit (weniger Monotonie)
Investment vs. Einsparung
Kosten des KI-Systems
| Phase | Kosten |
|---|---|
| Analyse (1 Woche) | CHF 4'500 |
| Prototyp (Wochen 2–4) | CHF 12'000 |
| Umsetzung (Wochen 5–7) | CHF 25'000 |
| Laufende Kosten | CHF 800/Monat |
| Total im ersten Jahr | CHF 51'100 |
| Total ab Jahr 2 | CHF 9'600/Jahr |
Einsparung
| Posten | Berechnung | Pro Jahr |
|---|---|---|
| Eingesparte Arbeitszeit (20h × CHF 55) | CHF 1'100/Woche | CHF 57'200 |
| Weniger Fehlerkorrektur | CHF 600/Monat | CHF 7'200 |
| Total Einsparung | CHF 64'400/Jahr |
Amortisation
| Berechnung | |
|---|---|
| Investment erstes Jahr | CHF 51'100 |
| Einsparung erstes Jahr | CHF 64'400 |
| Netto-Gewinn im ersten Jahr | CHF 13'300 |
| Amortisationsdauer | ca. 10 Monate |
| ROI über 3 Jahre | ca. 175% |
Alle Zahlen sind Modellrechnungen. Die konkreten Werte hängen von der Anzahl Belege, der Komplexität der Buchungen und der bestehenden Datenqualität ab.
Was die Mitarbeiterinnen jetzt machen
Das ist der entscheidende Punkt: Es geht nicht darum, Stellen zu streichen. Es geht darum, talentierte Leute von monotoner Arbeit zu befreien.
Nach der Automatisierung:
- Sachbearbeiterin A übernimmt zusätzliche Mandate in der Steuerberatung
- Sachbearbeiterin B kümmert sich um die persönliche Mandatsbetreuung, die vorher zu kurz kam
- Sachbearbeiterin C wird zur Ansprechperson für den Qualitäts-Check und das Onboarding neuer Mandanten
Das Team ist gleich gross – aber deutlich produktiver und zufriedener.
Der Projektverlauf
| Woche | Phase |
|---|---|
| Woche 1 | Prozessanalyse: Welche Belegtypen? Welche Buchungsregeln? Welche Sonderfälle? |
| Woche 2–4 | Prototyp mit echten Belegen des Mandanten. Live-Demo für das Team. |
| Woche 5–7 | Integration in Bexio. Feinschliff der Erkennungsregeln. Schulung. |
| Ab Woche 8 | Laufender Betrieb. Monitoring und Optimierung. |
Fazit
Für eine Treuhandfirma mit regelmässiger Belegverarbeitung ist KI-Automatisierung keine Zukunftsmusik – es ist eine Investition, die sich in unserer Modellrechnung innerhalb von ca. 10 Monaten rechnet.
Der Einstieg ist einfach: Eine Analyse für CHF 4'500 zeigt Ihnen genau, wie viel Potenzial in Ihren Prozessen steckt.
Klingt das nach Ihrem Büro? Lassen Sie uns in 30 Minuten besprechen, was für Ihre Treuhandfirma möglich ist.
