Warum KMU die grössten Gewinner der Automatisierung sind
Grosse Konzerne haben ganze IT-Abteilungen, die Prozesse optimieren. Als KMU mit 15–50 Mitarbeitern haben Sie diesen Luxus nicht. Aber genau das macht Sie flexibler: Wo ein Konzern Monate für ein Projekt braucht, können Sie in Wochen Ergebnisse sehen.
Hier sind 7 Prozesse, die in fast jedem KMU Zeit fressen – und die sich mit KI-gestützter Automatisierung deutlich beschleunigen lassen.
1. Kundenanfragen beantworten
Das Problem: Ihr Team beantwortet täglich dieselben Fragen – Lieferstatus, Preise, Verfügbarkeit, Rückgabebedingungen. Jede Anfrage kostet 5–15 Minuten.
Die Lösung: Ein KI-System liest eingehende E-Mails und Chat-Nachrichten, erkennt das Anliegen und beantwortet Standardfragen sofort. Komplexe Fälle werden mit allen relevanten Informationen an die richtige Person weitergeleitet.
Typische Zeitersparnis: 15–25 Stunden pro Woche bei 30+ täglichen Anfragen.
2. Belege und Rechnungen verarbeiten
Das Problem: Rechnungen kommen per E-Mail, Post und als Handyfoto. Jemand muss sie prüfen, zuordnen und in Bexio oder Abacus verbuchen. Monoton, fehleranfällig, zeitintensiv.
Die Lösung: Ein KI-System erkennt Lieferant, Betrag und Kategorie automatisch, ordnet die Buchung zu und bereitet den Eintrag in Ihrer Buchhaltungssoftware vor. Sie prüfen nur noch Sonderfälle.
Typische Zeitersparnis: 20+ Stunden pro Woche, 90% weniger Erfassungsfehler.
3. E-Mails sortieren und beantworten
Das Problem: Ihr Posteingang ist ein Gemisch aus Kundenanfragen, internen Nachrichten, Spam und wichtigen Aufträgen. Das Sortieren allein kostet Zeit – und manchmal geht etwas unter.
Die Lösung: Ein KI-System kategorisiert eingehende E-Mails automatisch: Kundenanfrage, Rechnung, Bewerbung, intern. Standardantworten werden vorbereitet, dringende Nachrichten priorisiert.
Typische Zeitersparnis: 5–10 Stunden pro Woche.
4. Offerten vorbereiten
Das Problem: Ein Kunde fragt an, und jemand muss die Anfrage analysieren, Preise nachschlagen, die Offerte erstellen und formatieren. Das dauert oft Stunden – besonders bei individuellen Anfragen.
Die Lösung: Ein KI-System analysiert die Anfrage, schlägt passende Leistungen und Preise vor und erstellt einen Offertenentwurf. Ihr Verkauf prüft und personalisiert nur noch.
Typische Zeitersparnis: 30–60 Minuten pro Offerte.
5. Daten zwischen Systemen abgleichen
Das Problem: Kundendaten im CRM, Aufträge im ERP, Kommunikation in Outlook. Ihr Team kopiert Informationen manuell zwischen Systemen. Doppelte Einträge und veraltete Daten sind die Folge.
Die Lösung: Ein KI-System verbindet Ihre bestehenden Tools und hält Daten automatisch synchron. Neue Kundeninformationen aus E-Mails werden direkt im CRM aktualisiert.
Typische Zeitersparnis: 5–10 Stunden pro Woche, deutlich weniger Fehler.
6. Terminkoordination und Erinnerungen
Das Problem: Termine vereinbaren, verschieben, bestätigen – das Hin und Her per E-Mail oder Telefon frisst Zeit. Und manchmal wird ein Follow-up vergessen.
Die Lösung: Ein KI-System koordiniert Termine automatisch, verschickt Erinnerungen und Follow-ups. Es erkennt aus E-Mails, wenn ein Termin vereinbart werden sollte.
Typische Zeitersparnis: 3–5 Stunden pro Woche.
7. Interne Wissensabfragen
Das Problem: «Wo finde ich die aktuelle Preisliste?» «Wie war nochmal die Regelung für Sonderfälle?» «Frag mal den Peter, der weiss das.» – Internes Wissen steckt in den Köpfen einzelner Personen.
Die Lösung: Ein KI-System durchsucht Ihre Dokumente, E-Mails und Handbücher und beantwortet interne Fragen sofort. Wie eine Suchmaschine, aber speziell für Ihr Unternehmen.
Typische Zeitersparnis: 2–5 Stunden pro Woche, schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiter.
Die Rechnung: Was bringt das zusammen?
Wenn Sie nur drei dieser sieben Prozesse automatisieren, sparen Sie typischerweise 30–50 Stunden pro Woche. Das entspricht fast einer Vollzeitstelle.
Bei einem durchschnittlichen Stundenansatz von CHF 60 (inklusive Sozialabgaben) sind das CHF 7'200–12'000 pro Monat an freigesetzter Kapazität.
Die Frage ist nicht, ob sich Automatisierung lohnt – sondern welcher Prozess Sie am meisten bremst.
Wie starten?
Sie müssen nicht alles auf einmal automatisieren. Die meisten KMU starten mit einem Prozess, sehen die Ergebnisse und erweitern dann schrittweise.
Unsicher, wo Sie anfangen sollen? In einem 30-minütigen Erstgespräch identifizieren wir gemeinsam den Prozess mit dem grössten Potenzial – kostenlos und unverbindlich.
