Sie suchen seit 3 Monaten eine Sachbearbeiterin...
...und finden niemanden. Oder die Bewerbungen passen nicht. Oder die Gehaltsvorstellungen sind höher als budgetiert. Willkommen im Schweizer Fachkräftemangel 2026.
Gleichzeitig stapeln sich die Aufgaben: Kundenanfragen warten, Belege türmen sich, Daten müssen abgeglichen werden. Ihr bestehendes Team arbeitet am Anschlag.
Was, wenn es eine Alternative gibt?
Die echten Kosten einer neuen Stelle
Bevor wir vergleichen, rechnen wir ehrlich. Eine Sachbearbeiterin in der Deutschschweiz kostet nicht nur das Bruttogehalt:
| Kostenfaktor | Pro Jahr |
|---|---|
| Bruttogehalt (CHF 5'500/Monat) | CHF 66'000 |
| Sozialabgaben (ca. 15%) | CHF 9'900 |
| BVG-Beiträge | CHF 4'000 |
| Rekrutierungskosten (anteilig) | CHF 3'000 |
| Einarbeitung (3 Monate, 50% Produktivität) | CHF 16'500 |
| Arbeitsplatz, IT, Lizenzen | CHF 5'000 |
| Total im ersten Jahr | CHF 104'400 |
| Total ab Jahr 2 | CHF 85'000 |
Dazu kommt: Ferien, Krankheitstage, Fluktuation. Eine durchschnittliche Stelle ist nach 2–3 Jahren wieder vakant.
Was KI-Automatisierung kostet
| Phase | Kosten |
|---|---|
| Analyse | CHF 4'500 (einmalig) |
| Prototyp | ab CHF 12'000 (einmalig) |
| Umsetzung | ab CHF 25'000 (einmalig) |
| Laufende Kosten | CHF 6'000–12'000/Jahr |
| Total im ersten Jahr | CHF 47'500–53'500 |
| Total ab Jahr 2 | CHF 6'000–12'000 |
Der direkte Vergleich
| Neue Mitarbeiterin | KI-Automatisierung | |
|---|---|---|
| Kosten Jahr 1 | CHF 104'400 | CHF 47'500–53'500 |
| Kosten ab Jahr 2 | CHF 85'000/Jahr | CHF 6'000–12'000/Jahr |
| Verfügbarkeit | Mo–Fr, 8–17 Uhr | 24/7, 365 Tage |
| Einarbeitung | 3 Monate | 2–4 Wochen |
| Skalierung | Neue Stelle nötig | Gleiche Kosten bei mehr Volumen |
| Fehlerquote | Menschlich | Typischerweise 90% weniger bei Standardaufgaben |
| Fluktuation | 2–3 Jahre | Keine |
| Empathie | Hoch | Keine |
| Flexibilität | Hoch | Nur für definierte Aufgaben |
Wann ein Mensch besser ist
KI ist kein Ersatz für alles. Es gibt Aufgaben, bei denen ein Mensch klar überlegen ist:
- Kundenbeziehungen: Ihr Grosskunde braucht eine persönliche Ansprechperson, die zuhört, versteht und flexibel reagiert.
- Kreative Problemlösung: Wenn jede Situation anders ist und es keine Standardlösung gibt.
- Verhandlungen: Preisverhandlungen, Vertragsgestaltung, Konfliktlösung – hier braucht es Erfahrung und Menschenkenntnis.
- Teamarbeit und Kultur: Ein neuer Mitarbeiter bringt Ideen, Energie und Perspektiven ins Team.
- Unstrukturierte Aufgaben: Wenn sich der Ablauf ständig ändert und Improvisieren gefragt ist.
Die beste Lösung: Mensch + KI
Die Wahrheit ist: Es ist kein Entweder-oder. Die besten Ergebnisse erzielen KMU, die beides kombinieren:
Die KI übernimmt:
- Standardanfragen beantworten
- Belege verarbeiten
- Daten abgleichen
- Termine koordinieren
- Routinemeldungen erstellen
Ihre Mitarbeiter machen:
- Wichtige Kunden betreuen
- Komplexe Fälle lösen
- Strategisch denken
- Das Geschäft weiterentwickeln
Das Ergebnis: Ihr Team wird nicht kleiner – es wird stärker. Statt den ganzen Tag Belege abzutippen, kümmern sich Ihre Leute um die Arbeit, für die Sie sie eigentlich eingestellt haben.
Ein realistisches Szenario
Treuhandfirma, 12 Mitarbeiter, Region Zug:
Statt eine dritte Sachbearbeiterin für die Belegverarbeitung zu suchen (seit 4 Monaten ohne Erfolg), investiert die Firma in ein KI-System:
- Investment: CHF 51'100 im ersten Jahr
- Ergebnis: 20 Stunden pro Woche eingespart
- Die zwei bestehenden Sachbearbeiterinnen können sich auf komplexere Mandate konzentrieren
- Amortisation: nach ca. 10 Monaten
Modellrechnung. Jedes Projekt ist individuell.
Fazit
Wenn Sie seit Monaten eine Stelle nicht besetzen können und die Aufgaben hauptsächlich repetitiver Natur sind, ist KI-Automatisierung nicht nur eine Alternative – sie ist oft die bessere Lösung. Günstiger, schneller verfügbar und skalierbar.
Aber: KI ersetzt keine Menschen. Sie entlastet sie. Damit Ihr Team die Arbeit machen kann, die wirklich zählt.
Stehen Sie vor dieser Entscheidung? Lassen Sie uns in 30 Minuten besprechen, was für Ihr Unternehmen am meisten Sinn macht.
