Das Szenario
Die folgende Darstellung ist eine Modellrechnung. Sie dient als realistische Orientierung – keine echte Fallstudie. Jeder Betrieb ist anders.
Unternehmen: Restaurant mit gehobener Küche in Luzern Grösse: 22 Mitarbeiter (Küche, Service, Bar, Büro) Kapazität: 80 Plätze, 2 Sitzungen abends, Mittagsmenü unter der Woche
Die Ausgangslage
Das Restaurant erhält täglich 30–50 Reservierungsanfragen – per Telefon, E-Mail, Instagram-DM und über die Website. Dazu kommen Anfragen für Gruppenevents und Firmenbuchungen.
Das Problem in Zahlen:
- Telefonannahme: Die Serviceleitung nimmt Reservierungen während des Betriebs entgegen – zwischen Bestellungen aufnehmen und Gäste bedienen
- Verpasste Anrufe: 15–25% der Anrufe werden nicht angenommen, besonders während der Stosszeiten (12–13 Uhr, 18–20 Uhr)
- Doppelbuchungen: Typischerweise 2–3 pro Woche durch manuelles Eintragen in verschiedene Systeme
- No-Shows: 10–15% der Reservierungen erscheinen nicht, ohne abzusagen
Das Kernproblem: Das Servicepersonal jongliert zwischen Gästen vor Ort und Telefonanrufen. Weder die Gäste am Tisch noch die Anrufer bekommen die volle Aufmerksamkeit.
Was der KI-Agent übernimmt
Schritt 1: Reservierungen rund um die Uhr annehmen
Der Agent nimmt Anfragen an – per Webformular, Chat auf der Website und automatisierte E-Mail-Antworten. Auch um 23 Uhr oder am Montag (Ruhetag) können Gäste buchen.
Schritt 2: Verfügbarkeit prüfen und bestätigen
Der Agent kennt die Tischkapazitäten, bestehende Reservierungen und Sonderregeln (z. B. kein Fensterplatz für Gruppen über 6 Personen). Er bestätigt sofort oder schlägt Alternativen vor.
Schritt 3: Erinnerungen und No-Show-Reduktion
24 Stunden vor der Reservierung erhalten Gäste eine automatische Erinnerung mit Bestätigungslink. Bei Nichtbestätigung wird der Tisch für Walk-ins freigegeben.
Schritt 4: Gruppenanfragen vorqualifizieren
Firmenbuchungen und Events werden vom Agent vorstrukturiert: Personenzahl, Budget, Menüwünsche, Allergien. Die Restaurantleitung bekommt ein fertiges Briefing statt einer vagen E-Mail.
Die Zahlen
Alle Zahlen sind Schätzungen basierend auf typischen Gastronomiebetrieben dieser Grösse.
Operative Verbesserungen
| Kennzahl | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
| Verpasste Anrufe | 15–25% | unter 5% (Anfragen laufen digital) |
| Doppelbuchungen | 2–3 pro Woche | Praktisch null |
| No-Show-Rate | 10–15% | Typischerweise 4–6% |
| Zeit für Reservierungen | 1.5–2 Stunden/Tag | 20–30 Minuten (Prüfung) |
Qualitative Verbesserungen
- Service hat beide Hände frei für die Gäste vor Ort
- Gäste können zu jeder Tageszeit buchen – auch am Ruhetag
- Professionelle, sofortige Bestätigungen statt «Wir rufen zurück»
- Gruppenanfragen kommen vorstrukturiert an
Der Einstieg
Der erste Schritt ist eine Analyse. Darin klären wir:
- Wie Ihre Reservierung heute funktioniert und wo die grössten Engpässe liegen
- Wie viel Potenzial in der No-Show-Reduktion steckt (der grösste Hebel, aber stark abhängig von Betrieb und Preissegment)
- Welche Systeme (Kasse, Tischplan, Website) angebunden werden müssen
Danach wissen Sie genau, ob sich die Investition rechnet – mit Zahlen aus Ihrem Restaurant, nicht aus einer Modellrechnung.
→ Ablauf und Investment im Überblick
Was sich im Alltag ändert
Nach der Einführung:
- Die Serviceleitung muss nicht mehr zwischen Gästen und Telefon wählen. Sie prüft morgens die Reservierungsliste und bestätigt Sonderwünsche.
- Das Servicepersonal hat volle Aufmerksamkeit für die Gäste am Tisch. Keine Unterbrechungen mehr durch klingelnde Telefone.
- Die Küche kann besser planen: Genaue Gästezahlen statt Schätzungen, Allergien sind vorab bekannt.
- Die Gäste erhalten sofort eine Bestätigung – nicht «Wir schauen noch und melden uns».
Der Projektverlauf
| Woche | Phase |
|---|---|
| Woche 1 | Erstgespräch und Analyse: Wie funktioniert Ihre Reservierung heute? Welches Kassensystem nutzen Sie? Welche Sonderwünsche kommen häufig? |
| Woche 2–4 | Prototyp: Agent nimmt erste Reservierungen an. Testphase parallel zum bestehenden System. |
| Woche 5–8 | Feinschliff: Integration Tischplan, Erinnerungssystem, Schulung Service. |
| Ab Woche 9 | Laufender Betrieb. Monitoring und Optimierung. |
Fazit
Ein Restaurant lebt vom Service – nicht von Telefonarbeit. Ein KI-Agent nimmt dem Team die repetitive Reservierungsverwaltung ab und sorgt gleichzeitig dafür, dass weniger Gäste nicht erscheinen.
Der Einstieg: Eine Analyse zeigt, ob und wie viel Potenzial in Ihrem Betrieb steckt.
Klingelt Ihr Telefon auch zur Unzeit? Lassen Sie uns in 30 Minuten besprechen, was für Ihr Restaurant möglich ist.
