Das Szenario
Die folgende Darstellung ist eine Modellrechnung. Sie dient als realistische Orientierung – keine echte Fallstudie. Jeder Betrieb ist anders.
Unternehmen: Elektroinstallationsbetrieb in der Region Zürich Grösse: 18 Mitarbeiter (12 Monteure, 3 Büro, 3 Lernende) Spezialisierung: Elektroinstallationen für Privat- und Gewerbebau
Die Ausgangslage
Der Betrieb erhält 25–35 Anfragen pro Woche – per Telefon, E-Mail und Kontaktformular. Von Steckdosen-Installationen bis zur Komplett-Elektrifizierung ist alles dabei.
Das Problem in Zahlen:
- Offertenerstellung: Der Chef und eine Bürokraft schreiben alle Offerten – abends, am Wochenende, zwischen Tür und Angel
- Zeitaufwand: 30–45 Minuten pro Offerte (Anfrage lesen, Material kalkulieren, Arbeitszeit schätzen, Offerte formatieren)
- Antwortzeit: 4–7 Tage, manchmal länger
- Verpasste Aufträge: Geschätzt 20–30% der Anfragen gehen verloren, weil der Kunde schneller eine Zusage von der Konkurrenz bekommt
Das Kernproblem: Der Chef verbringt seine Abende mit Büroarbeit statt mit seiner Familie. Und trotzdem ist der Betrieb zu langsam.
Was der KI-Agent übernimmt
Schritt 1: Anfragen empfangen und qualifizieren
Jede eingehende Anfrage – ob per E-Mail, Formular oder Nachricht – wird vom KI-Agent erfasst. Er erkennt, worum es geht: Welche Art von Arbeit? Wie dringend? Privat oder Gewerbe?
Schritt 2: Offertenentwurf vorbereiten
Der Agent greift auf die Preislisten und bisherigen Offerten des Betriebs zu. Er erstellt einen Entwurf mit:
- Materialaufstellung (basierend auf ähnlichen Aufträgen)
- Geschätzter Arbeitszeit
- Richtpreis
- Professionellem Layout
Schritt 3: Chef prüft und versendet
Der fertige Entwurf geht an den Chef oder die Bürokraft. Sie prüfen die Zahlen, passen bei Bedarf an und versenden die Offerte – in 5–10 Minuten statt 30–45.
Schritt 4: Kunden automatisch informieren
Sobald eine Anfrage eingeht, bestätigt der Agent dem Kunden den Eingang und teilt mit, wann er mit einer Offerte rechnen kann. Keine Anfrage bleibt mehr unbeantwortet.
Die Zahlen
Alle Zahlen sind Schätzungen basierend auf typischen Handwerksbetrieben dieser Grösse.
Zeitersparnis
| Kennzahl | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
| Zeit pro Offerte | 30–45 Minuten | 5–10 Minuten (Prüfung) |
| Bürozeit pro Woche | 15–20 Stunden | 4–6 Stunden |
| Eingesparte Zeit | – | ca. 12 Stunden/Woche |
| Antwortzeit | 4–7 Tage | Innerhalb von 24 Stunden |
Qualitative Verbesserungen
- Keine Offerten mehr am Feierabend
- Weniger verpasste Aufträge durch schnellere Antwortzeit
- Professionellere Offerten (einheitliches Layout, keine Tippfehler)
- Jede Anfrage wird beantwortet – auch am Wochenende
Der Einstieg
Der erste Schritt ist eine Analyse. Darin klären wir:
- Welche Abläufe sich für Ihren Betrieb am meisten lohnen
- Wie viel Bürozeit Sie konkret einsparen können
- Welche Systeme (Preislisten, Vorlagen, E-Mail) angebunden werden müssen
Danach wissen Sie genau, ob sich die Investition rechnet – mit Zahlen aus Ihrem Betrieb, nicht aus einer Modellrechnung.
→ Ablauf und Investment im Überblick
Was sich im Alltag ändert
Das ist der eigentliche Punkt: Es geht nicht um Stellenabbau. Es geht um Lebensqualität.
Nach der Einführung:
- Der Chef schreibt keine Offerten mehr am Wochenende. Er prüft und versendet morgens in 30 Minuten, was der Agent über Nacht vorbereitet hat.
- Die Bürokraft hat Zeit für Kundenpflege, Rechnungsstellung und Nachfassen – statt nur Offerten abzutippen.
- Die Monteure bekommen schneller Auftragsbestätigungen und können ihre Woche besser planen.
Der Projektverlauf
| Woche | Phase |
|---|---|
| Woche 1 | Erstgespräch und Analyse: Wie sehen Ihre Offerten aus? Welche Preislisten nutzen Sie? Welche Standardaufträge gibt es? |
| Woche 2–4 | Prototyp mit echten Anfragen. Der Agent erstellt erste Offertenentwürfe. Live-Demo für Chef und Büro. |
| Woche 5–8 | Feinschliff: Preislisten-Anbindung, Layoutanpassung, Schulung. |
| Ab Woche 9 | Laufender Betrieb. Monitoring und Optimierung. |
Fazit
Für einen Handwerksbetrieb mit regelmässigen Offertanfragen ist ein KI-Agent keine Spielerei – er ist ein Werkzeug, das Büroarbeit reduziert und Reaktionszeit verkürzt. Der Feierabend, den der Chef zurückbekommt, ist ab Tag eins spürbar.
Der Einstieg: Eine Analyse zeigt, wie viel Potenzial in Ihren Abläufen steckt.
Erkennen Sie sich wieder? Lassen Sie uns in 30 Minuten besprechen, was für Ihren Betrieb möglich ist.
